Ассоциация грантодающих организаций «Форум доноров» ежегодно проводит Всероссийский конкурс «Точка отсчета», оценивающий годовые отчеты некоммерческих организаций. Эксперты конкурса на консультациях дают советы, как правильно подготовить документ. Часть из них о том, как работать с текстом. Игорь Цыкунов, руководитель спецпроектов «Форума Доноров», собрал 6 советов, как лучше составить годовой отчет, чтобы его не захотелось закрыть на первых страницах. 

Игорь Цыкунов, руководитель спецпроектов «Форума Доноров»

Если быть честным, то мало кто в здравом уме и доброй памяти читает годовые отчеты. Для этого, как правило, необходима веская причина. Читает руководитель перед отправкой в печать, дабы не упустить какие-нибудь фатальные «отклонения». Читает донор, вложивший средства в благотворительные программы, чтобы понять какой результат получен и стоит ли тратиться дальше. Читает эксперт грантовой программы, пытаясь выяснить действительно ли организация нуждается в финансовой поддержке. Читает предполагаемый партнер, для понимания к каким программам можно присоединиться. Читает журналист в попытке понять, чем же занимается организация. И на этом список любопытствующих практически исчерпывается. Всего лишь несколько человек, но важных. Остальные отчет только просматривают, изредка останавливаясь на картинках и графиках, если они есть.

Вряд ли стоит корить людей за отсутствие интереса. Многие отчеты нечеловечески скучны и до невероятности запутаны, как средневековые алхимические тексты. Многие из них понятностью почти ничем не отличаются от амбарной книги или медицинской карты, заполненной рукой опытного врача. Нечитабельность отчета на деле превращает его в бесполезную стопку бумаги, на которую потрачено время и деньги. Однако есть правила, следования которым позволяет изменить ситуацию.

1. Годовой отчет организации – это не отчет

Само слово «отчет» провоцирует ошибку. Исторически им обозначались документы бухгалтерского характера, написанные устойчивым канцеляритом с таблицами и цифрами для внутреннего пользования. Оживление текста не предполагалось и каких-либо требований, кроме знания «бюрократического» языка не предъявлялось. Так вот в годовом отчете вы не столько подбиваете дебет с кредитом, сколько рассказываете о жизни своей организации за год. Примерно так, как рассказываете о том, как провели отпуск – с яркими деталями, фактами и по возможности зажигательно. А это значит, что отчет снабжается фотографиями, иллюстрирующими проекты НКО и красочной инфографикой, разъясняющей числовые показатели.

Как показывает практика, большинство читателей просматривает изображения и читает подписи к фотографиям, не погружаясь в текст. Поэтому снимки выстраиваются так, чтобы получилась связная история с сюжетом, динамичным визуальным рядом, запоминающимися событиями и лицами людей. В идеале этой истории должно быть достаточно для понимания того, как работает организация. Встроенная в текст, она делает документ ярким и привлекательным.

Зачетная работа: как правильно подготовить годовой отчет

2. Лучший отчет – короткий отчет

Человеческое внимание ограничено. Исследование показывает, что читатель в состоянии адекватно воспринять текст объемом до 4 500 знаков. Дальше уже необходимо усилие или откровенный интерес. Чем короче ваш годовой отчет, тем больше шансов, что его прочитают. Есть смысл сделать его в четырех видах. В полном виде до 30 страниц, сокращенном – до семи, кратком – до трех. Тогда текст подойдет для всех аудиторий, без опасений, что его сочтут макулатурой. Просто читатель выберет тот вариант, который его устроит. Поверьте, что ничто так не делает сообщение доходчивым, как его лаконичность.

Редакторы давно уже выработали простой и ясный механизм обработки текста. Алгоритм простой. Если глава не работает на основную цель документа, то она сокращается. Если убрать абзац, слово или знак и это не повлияет на смысл текста, то они безжалостно удаляются.

Хороший редактор ненавидит текст и не оставляет лишнего. Большинство годовых отчетов можно безболезненно сократить на половину.

Избегайте длинных предложений. Идеальный текст состоит из семи страниц, страницы – из семи абзацев, абзацы – из семи предложений, предложения – из семи слов, слова – из семи букв. Это не достижимо, но стремиться стоит. Одну и ту же мысль можно выразить разными средствами – текстом, таблицей или инфографикой. Выбирайте самую экономную форму, которая лучше всего доносит мысль до адресата.

20 лет спустя: как кризисы в России повлияли на развитие благотворительности

3. Отчет обязан иметь скелет

Нет, я не про тайны, укрывающиеся в шкафу. Хороший отчет имеет четкую, логичную и легко воспринимаемую структуру. Выделяются главки, разделы и подразделы. Читатель не обязан читать все, но он должен быстро находить интересующую его тему. Короткие, но понятные заглавия обязательны. Рекомендую просмотреть отчеты победителей конкурса «Точка отсчета» и обратить внимание, как авторы представляют структуру и на этих примерах составить свою.

Структурирование – это умение выделить главные мысли и выстроить последовательность их изложения и уровень детализации. Для этого эксперты советуют выделить основные темы, потом удалить не имеющие отношение к цели документа, определить тип высказываний (описание целей, задач, проектов, последовательность фактов и формат подачи цифр) и после этого изложить конкретизировать информацию.

В отчетах лучше всего работает движение от главного к второстепенному. Главные выводы сообщаются в начале текста и только потом идут пояснения. Заканчивайте большие разделы краткими резюме. Хорошо проработанная структура сокращает время подготовки документа. Текст легко «укладывается» в уже готовые логические «квадраты».

4. Простота лучше воровства

Берите пример с Льва Толстого. Мастер писал тексты просто: «Служил на Кавказе офицером один барин. Звали его Жилин». Отчет не место демонстрации знаний, мудреных терминов, сложных конструкций. Отчет – это документ для внешней аудитории, которая не обязана вникать в вашу тему. Дается точная и конкретная информация по делу и без лишних подробностей. Оценочные суждения заменяются фактами. Используемые цифры подаются в сравнительном контексте. Их лучше сопоставить с данными других организаций, сравнить с другими периодами, чтобы получилась наглядная картина изменений.

Не пытайтесь охватить сразу все. В одном предложении – одна мысль. В одном абзаце предложения на одну тему. Желательно не злоупотреблять терминами и размытыми понятиями. «Птичий язык» не делает текст профессиональным, наоборот – свидетельствует о пренебрежении интересом аудитории. Проверяйте текст на понятность – тестируйте на знакомых, которым не известна ваша сфера.

5. Чувство слова и стиля

Худший язык – бюрократический. Вне чиновничьих стен он теряет силу и отравляет любые источники. Годовой отчет – это балансирование на грани делового и художественного стиля. Свободного от тяжеловесных конструкций и стертых штампов, бухгалтерской лексики. Представьте, что вы произносите текст отчета своим друзьям – не покажется ли он им напыщенным и фальшивым, формальным и путанным? И выкидывайте всякий словесный мусор. Говорите, а не «контактируйте». Показывайте работу, а не «деятельность». Живите сейчас, а не «в настоящее время». Удаляйте все кусочки текста, не выполняющие полезной работы. Заменяйте официальный язык контор и корпораций на простой и понятный русский язык. Будьте внимательны к словам – отвечайте за них. А в качестве помощника используйте сервис https://glvrd.ru/ для очищения текста от словесного мусора. Достаточно на сайте скопировать текст в специальное окно, как сама программа подчеркнет слова и даст сопутствующие объяснения.

Помните о волшебном воздействии страдательного и действительного залога. Разобраться человеку далекому от филологии тут просто. Там, где глаголом обслуживаются «потерпевшие от чьего-то действия», там залог — страдательный. Если «действующее лицо» само управляет глаголом своего действия, значит, залог — действительный. Поэтому фраза «сотрудники выполнили программу» лучше, чем «программа, реализованная сотрудниками». Разница вроде бы не велика, но текст воспринимается уже по-другому.

Оценка эффективности НКО: опять двойка?

6. Проверяй, уточняй, исправляй

В вашем отчете много ошибок. Даже в известных редакциях и издательствах умудряются их пропускать при тройном и четверном контроле. Журналисты и редакторы не доверяют себе – обязательно привлекают корректора. Человек, который писал текст, не должен его проверять. У него просто «глаз замыливается» и нужен сторонний острый глаз. А еще и «свежая голова» – тот сотрудник, что в подготовке отчета не участвовал вообще и может его воспринять отстраненно, а значит обнаружить неточности и ошибки всех видов от смысловых до орфографических. И тут есть помощник в виде сервиса gramota.ru, где можно многое уточнить и обсудить со специалистами.

И, завершая, отмечу – тексты стоит делить не только на научные, деловые и художественные, но, прежде всего, на живые и мертвые. Одни становятся питательной средой для интересных и важных дел, а другие всего лишь бессмысленным орнаментом.

Материал подготовлен в рамках медиа-проекта «Коммуникатор «Точки отсчета».

Проект реализуется Ассоциацией «Форум Доноров» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.