Благотворительный фонд Елены и Геннадия Тимченко представил отчёт о деятельности за 2018 год. Это стало поводом для разговора о том, зачем нужны отчёты некоммерческой организации (и особенно частному благотворительному фонду), кто их главная аудитория и как сделать, чтобы их читали. Мария Морозова, директор Фонда Тимченко, рассказала, почему отчёт – это эффективный инструмент для аналитики и стратегического планирования. 

Мария Морозова. Фото предоставлено пресс-службой

Отчет – это принципиальная позиция  

Мы – частный семейный фонд, у нас один источник финансирования, и хотя нам не нужно привлекать дополнительные средства из других источников, мы с самого начала не сомневались, что делать отчёты очень важно.

Это связано с потребностью быть понятными и прозрачными, чтобы было видно, что мы делаем, зачем и какие результаты получаем. 

Делать отчёты мы стали с самого первого года существования. Фонд начал работать с декабря 2010 года, а по итогам 2011 года уже вышел публичный годовой отчёт — очень тоненький, очень милый, и я до сих пор его очень люблю. Постепенно наши отчёты становились все объемнее, некоторые были настолько большими, что их незаинтересованным людям сложно было дочитать до конца. Мы экспериментировали с интерактивными отчётами. Сейчас мы публикуем достаточно лаконичный вариант – наш годовой отчёт выходит на русском и английском языках в электронном формате smart-pdf и небольшим печатным тиражом на русском языке.

Это слайд-шоу требует JavaScript.

Это инструмент для структурирования работы

У нас в фонде большая потребность внутреннего анализа. Я всегда относилась к годовым отчётам как к еще одному инструменту очень честного и ответственного подведения итогов. Отчёт дает возможность проанализировать, переварить, упорядочить, сделать выводы и двигаться дальше. То есть с одной стороны, отчет – это возможность рассказать о себе, с другой – инструмент для анализа. Поэтому как минимум двух зайцев мы в фонде убиваем. Впрочем, добавьте, пожалуйста, что при этом ни один заяц не пострадал. 

Отчёту нужна внешняя оценка

Мы очень подробно и регулярно информируем Наблюдательный совет фонда о своих результатах – ежеквартально направляем им аналитические отчёты с содержательными и финансовыми показателями, рассказом о сложностях и развилках. Годовые же отчёты предназначены для публичного представления, а значит, люди могут читать критически, перепроверять, — и это тоже очень дисциплинирует. 

Поэтому для нас подготовка отчётов – это ещё и возможность увидеть себя со стороны, другими глазами. Находясь внутри процесса, взгляд замыливается, какие-то вещи кажутся очевидными нам, но могут быть непонятны людям, и, наоборот, – мы можем не видеть каких-то недостатков, заметных внешнему читателю. 

Для этого мы проводим общественные слушания и анкетирование – чтобы иметь возможность получить такую обратную связь. Слушания в Общественной палате мы проводим с 2014 года, в них принимают участие эксперты из разных сфер, модерирует традиционно директор «Агентства социальной информации» Елена Тополева-Солдунова. Мы учитываем многие комментарии и предложения, полученные во время обсуждения. И для нас это очень важная обратная связь, такая комплексная процедура помогает не только при подготовке отчёта, но и в работе фонда в целом.

Новое освоение 
 Забайкалья

Это возможность привлечь новую аудиторию и новых партнёров

Я не исключаю, что есть частные благотворительные фонды, для которых единственным стейкхолдером является учредитель, он же единственный донор, и внутренняя отчётность перед ним — это единственная форма отчётности, которая необходима. То есть у фонда нет потребности рассказать о себе еще и обществу. 

Но для большинства НКО грамотный отчёт – это возможность привлечь новых партнёров: общественные организации, бизнес, органы власти; показать свои ресурсы для реализации социальных проектов. И, конечно, это возможность рассказать о себе потенциальным благополучателям.

Для нас это именно так. Главная аудитория наших отчётов – это партнёры и благополучатели, как реальные так и будущие, с которыми мы могли бы выстраивать сотрудничество.

Поскольку НКО бывают разные, задачи в годовой отчётности у всех разные. Для тех НКО, которые занимаются массовым фандрайзингом, основное – работа с донорами, причем как существующими, так и потенциальными. Кроме того, хороший годовой отчёт некоммерческой организации в любом случае привлекает внимание общества к тем проблемам, которыми она занимается и которые кажутся авторам наиболее важными. Это просветительский инструмент воздействия, в хорошем смысле слова. 

7 социальных бизнес-проектов, которые развиваются и зарабатывают

Это отражение работы всего сектора

Для нашего фонда еще одна важная часть аудитории — сектор НКО в целом. С одной стороны, нам важно быть понятными, а с другой — для нас это в какой-то степени вдохновляющая работа. Конечно, многие НКО делают качественные и интересные отчёты, но тем не менее хотелось бы, чтобы это стало общей практикой и правилом хорошего тона. Поэтому у нас есть, в том числе, и просветительская миссия, мы делимся опытом и показываем, как можно делать отчёты. Во всех наших отчётах обязательно представлены наши благополучатели — организации и люди с их историями, с их прямой речью, с цитатами. Нам как фонду, который работает через партнёров, важно давать им слово. Мы понимаем, что наши результаты — это в конечном итоге их результаты. Возможность показать их отношение, их мнение, их истории — очень важная часть годовых отчётов.

Отчёт – не про цифры, а про людей

У нас в отчёте очень много инфографики и цифр.

В 2018 году весь бюджет Фонда Тимченко составил 875 млн рублей, поддержано 544 проекта на общую сумму 794 млн рублей. Но нам важнее получить не эти операционные результаты, которые проще всего увидеть и собрать, а реальные изменения в жизни людей, которые происходят благодаря нашей работе.

Так, мы пишем в отчёте, что за последние три года более 2,5 тысяч детей смогли улучшить своё благополучие. Но для нас это не просто фраза, мы точно знаем в каждом случае, в чем заключается улучшение: для кого-то укрепление здоровья, для кого-то оздоровление отношений с родителями или сверстниками. Мы пишем, что было сохранено 140 кризисных семей, и что 106 детей вернулись в свои родные семьи. Казалось бы, это не очень большая цифра, но за ней стоит очень серьёзная длительная работа множества людей. 

Без границ: лучшие конкурсы и гранты для лидеров НКО по всему миру

В отчёте важна точность

С 2012 и до 2016 года мы делали отчеты по стандартам GRI, с независимым аудитом, и этот опыт приучил нас очень ответственно формулировать все пункты отчёта. За это время в фонде была выработана работающая система мониторинга и оценки с системой ключевых показателей, по которым собирается и верифицируется информация в течение года. Но до этого несколько лет мы выстраивали эту систему, нам приходилось очень много перепроверять, уточнять, пересчитывать. Зато теперь мы осознанно отвечаем за представленные в отчёте результаты.

Подготовка отчёта требует больших ресурсов

У многих небольших некоммерческих организаций с ограниченными ресурсами — человеческими, финансовыми, — нет возможности осуществить такой масштабный проект как подготовка годового отчёта.

Поэтому меня огорчает, когда я слышу призывы на различных площадках: “Давайте будем более прозрачными! Давайте будем более открытыми, будем качественно и правильно отчитываться!” Конечно, это очень яркий лозунг, но я прекрасно знаю, каких ресурсов требует подготовка хорошего отчёта.

Очень часто в небольших командах, которые ограничены в средствах, у которых очень много практической полевой работы, этих ресурсов нет. Поэтому нужно думать о том, что делать, как им помочь, возможно, это должны быть гранты или другие дополнительные средства. Многие НКО не то что не хотят или не видят смысла в этой работе, просто у них действительно мало возможностей. Работа с информацией, анализ требуют компетенций, времени, экспертизы и включенности команды. При том, что это еще и подготовка текстов, дизайн, техническая работа.

Мы в фонде в конце каждого года подводим итоги, сопоставляем их с показателями системы мониторинга и оценки, предъявляем это Наблюдательному совету фонда с анализом, с выводами. Потом в первом квартале наступившего года у нас проходит финансовый аудит, после чего мы приступаем к подготовке отчета. На внутренней встрече обсуждается концепция: цели, задачи, структура, показатели; далее – этап проведения интервью с руководителями программ. Важная часть годового отчёта — истории благополучателей – кейсы из практики. В течение года мы посещаем наших благополучателей. Из этих поездок мы привозим фотографии и рассказы. Их мы обязательно используем у отчете. Когда рукопись основного текста и кейсы собраны, мы выходим на общественные слушания. Параллельно разрабатывается художественно-графическая концепция и верстается под электронный и печатный форматы.

«И строить, и жить»: как песни и благотворительные шоу помогают малым территориям на Алтае

Нужны не отчёты ради отчётов, а система анализа работы

По сути отчёт нужен, чтобы развить ответственное, осознанное отношение к собственной работе: некоммерческая организация работает для живых людей, и каким-то образом меняет их жизнь. И если мы не будем по-честному думать, к каким результатам приводит наша деятельность, мы не сможем себя считать настоящей благотворительной организацией. Важно постоянно останавливаться, сверять часы, убеждаться в том, что мы приносим реальное благо. А если этой привычки нет, то результаты могут оказаться иллюзорными.

Самое сложное и полезное — это как раз выстроить внутри своей организации такую культуру и ответственное отношение к работе.

У многих в третьем секторе есть внутреннее ощущение: раз мы хотим делать что-то хорошее и тратим на это время и средства, значит, это априори приведет к позитивным изменениям. Но мы же знаем, куда иногда ведут благие намерения. Наши действия не всегда приносят положительный результат, это не аксиома, а, скорее, теорема, которую каждый раз необходимо доказывать. В первую очередь себе. Доказывать и проверять, действительно ли наша работа приносит результаты и пользу конкретным людям. Такой процесс получения доказательств мне кажется очень важным. И конечно, я прекрасно понимаю, как это сложно, потому что речь не о сухих цифрах, а о живых людях с их судьбами. Отследить изменения в их жизни —  очень сложная задача. Мы как фонд прошли через непростой период в формировании своей системы оценки. На жизнь человека влияет множество факторов, и вычленить из них свой вклад — непростая задача. И конечно, мы никогда не сможем получить ответы на все свои сомнения и вопросы. Но некоммерческие организации должны стараться понять, как меняется жизнь людей под воздействием их усилий.