Помнить про смысл и людей: как НКО продолжают работать во время кризиса и неопределённости


Некоммерческие организации в России не один раз оказывались в кризисных ситуациях, работали в сложных условиях. Cпециально для «Филантропа» руководители НКО рассказали, как избежать возможных рисков, сохранить команду и продолжить помогать тем, кому это нужно.

Unsplash

«Помните, ради чего работает ваша организация» 

Мария Черток, директор Фонда развития филантропии «КАФ»

Ситуация, в которой оказались НКО и все наше общество, конечно, беспрецендентная. На мой взгляд, сейчас угроз так много и скорость изменений такая  большая, что управлять рисками в прямом смысле слова невозможно. И конечно, наивно считать, что удастся совсем избежать потерь. Тем не менее, мне кажется, важно фокусироваться на ключевых аспектах ситуации именно вашей НКО и стремиться предупреждать угрозы, которые могут серьёзно нарушить работу организации. Я постараюсь поделиться той логикой, которую мы с коллегами начали использовать в последние дни, — надеюсь, кому-то это может помочь.

1. Сотрудники

Эмоциональный фон очень тяжёлый, и людей надо поддержать. Если вы всё ещё на удалёнке, предложите людям чаще приходить в офис, выпейте вместе чаю, поговорите. Помните, что политические позиции сотрудников могут быть разными, и не дайте спорам разрушить ваш коллектив. Возможно, лучше вообще не говорить о политике, чтобы не потерять общность вашей команды. Люди могут делать разный жизненный выбор. Кто-то, например, решает уехать из России. Если у сотрудника есть такая возможность и желание, договоритесь об удалённой работе хотя бы на какой-то период (мы теперь знаем, что удалёнка возможна) — это поддержит коллегу в эмиграции, а вам не придётся судорожно искать замену ценному специалисту.

Здесь и сейчас: как помогать беженцам

2. Финансы

Пока очень сложно сказать, что случится с разными источниками финансирования и даже со способами «доставки» денег до нас с вами.

Приставать прямо сейчас к институциональным и частным крупным донорам может быть не лучшей тактикой — неопределённость не только у нас с вами, но и у компаний, фондов и даже олигархов.

Но держать руку на пульсе нужно — для этого следите за новостями, поддерживайте неформальный контакт и на всякий случай заручитесь согласием максимально гибко использовать нынешнее финансирование. Если вы всё ещё получаете деньги из-за рубежа, разберитесь с санкциями, которые введены против российской финансовой системы (возможно, вам придётся открыть счёт в другом банке), а также очень обдуманно отнеситесь к продаже валюты. Я не специалист в массовом фандрайзинге, но предполагаю, что нужно следить за происходящим с платёжными системами и иметь запасной план на случай отключений.

3. Коммуникации

В первую очередь серьёзно отнеситесь к содержанию ваших посланий. Последние законодательные изменения кратно повышают риск неосторожных высказываний и призывов, даже в контексте сбора средств. Помните, что руководитель организации действует от её имени без доверенности, так что его высказывания в личных аккаунтах могут быть истолкованы как выражение позиции организации. И в связи с актуальными и потенциальными блокировками соцсетей и других сервисов планируйте другие варианты и сгружайте свой ценный контент, чтобы не потерять к нему доступ.

4. IT

Усильте информационную безопасность ваших данных и процессов, разберитесь с уязвимостями, до которых раньше не доходили руки. Ищите используемым вами сервисам альтернативу, которую предоставляют международные компании. Если такая возможность ещё есть, купите оборудование, которое планировали приобрести чуть позже, — потом это может не получиться.

5. Совет организации

Соберите совет организации, если он у вас есть, обсудите свои планы и опасения. Поддержка совета и его незамыленный, заинтересованный взгляд могут оказаться очень полезными как для организации, так и для вас лично.

6. Забота о себе

Позаботьтесь о себе. От вашей способности сохранять фокус и принимать быстрые и здравые решения зависит как никогда много. Уверена, что у каждого руководителя есть свои приёмы сохранения рассудка и работоспособности — задействуйте их по полной программе. И обязательно ищите поддержку коллег и активно предлагайте свою.

7. Смысл работы

И главное. Помните сами и напоминайте коллегам, ради чего работает ваша организация. Когда кажется, что всё рушится и ничего уже не имеет смысла, задавайте себе вопрос, нужна ли ещё кому-то ваша работа и что будет, если вы опустите руки и закроетесь под давлением обстоятельств. Не исключаю, что наступит время, когда кто-то из нас не сможет ответить на эти вопросы утвердительно. Но оно явно ещё не пришло!

И ещё одно общее замечание, которое я хочу адресовать молодым коллегам-руководителям. В последние дни как-то сами собой вспоминаются страшные дни 1991-го и 1993-го, дефолт 1998-го, советская юность. Мне кажется, у людей старшего возраста, к которым я отношу и себя, этот жизненный опыт создаёт ориентиры, очень полезные в нынешний период (как бы ужасно это ни звучало).

Не отвергайте мнения и советы ваших старших коллег и товарищей.

Возможно, именно их мудрость убережет вас от опрометчивых решений и непродуктивных метаний, а их стойкость станет для вас источником силы и уверенности в наступлении перемен к лучшему.

Личные фонды, отчёты, проверки: главные изменения в законодательстве об НКО в 2022 году

«Любой кризис всегда заканчивается» 

Наталья Луговая, генеральный директор Благотворительного фонда «Живи сейчас»

Я рассматриваю в фонде различные сценарии сокращения бюджета, людей, объёмов помощи — вплоть до закрытия. Мне всегда проще расписать все возможные сценарии, включая худшие варианты. В процессе проработки выявляются слабые и сильные стороны процессов, программ. Это позволяет видеть полную картину, и в случае различных путей развития событий уже есть готовые ответы и решения. 

Вообще, в первые дни любого кризиса лучше взять паузу и наблюдать. Собирать информацию из надёжных источников, обратиться за разъяснениями или советом к авторитетным людям, анализировать и много считать. 

В такой ситуации максимально важно сохранять спокойное мышление. Решения, принятые в эмоциональном состоянии, редко бывают верными и не позволяют видеть картину объективно. 

1. Поддержка команды

Для меня самое важное в любой организации — это всегда люди. Значит, в первую очередь я буду сокращать любые возможные расходы и только потом рассматривать вопрос снижения зарплаты или сокращения сотрудников. Как бы ни было трудно искать деньги, найти замотивированных и профессиональных сотрудников ещё сложнее. 

2. Программы фонда

Сокращение программ — это очень болезненный вопрос. Например, в нашем случае самая дорогая для нас программа — служба БАС. Это большая команда специалистов, которая постоянно консультирует все семьи. А ещё это консультации врачей и выдача оборудования и расходных материалов. Казалось бы, именно медперсонал должен быть в приоритете, потому что он напрямую взаимодействует с пациентами. Но если начать сокращение с административного штата, то у нас просто не останется денег на содержание медкоманды. При этом, сократив медицинскую и консультативную помощь, мы сможем продолжать обучать врачей и вести работу с госорганами, помогать выстраивать помощь для людей с БАС в России. 

Один из возможных путей сокращения расходов — автоматизация. Правильно настроенная CRM-система позволяет сократить нагрузку на сотрудников или уменьшить их количество. Сейчас всё больше появляется различных инструментов. Чат-боты могут быть полезны для решения типовых вопросов и консультаций. 

Возможно, нужно перевести очные мероприятия в онлайн, что также существенно снижает затраты на организацию. 

3. Отношения и решения

В отношении команды у меня всегда позиция одна: максимально честно и объективно описывать ситуацию людям сразу. Не тянуть до последнего. У каждого должен быть выбор в критических ситуациях. Если сотрудник примет решение уйти из-за нестабильности с работой, я с уважением отнесусь к этому решению. 

Мы вместе обсуждаем кризисные ситуации, вместе ищем выход, обсуждаем любые идеи. Неважно, в каком отделе ты работаешь, каждый знает, что он может предложить свою идею на любую тему. 

Когда я принимаю какие-то решения самостоятельно, я обязательно подробно объясняю, к чему это приведёт и для чего я это делаю. Даю возможность людям задавать любые вопросы.

Мне кажется, честность и открытость — это важные принципы, которые снижают тревожность в коллективе, позволяют людям чувствовать, что они реально участвуют в работе организации, а не просто выполняют указания руководства. 

У нас в фонде так заведено, что любой сотрудник может позвонить или написать мне, и я всегда стараюсь найти время, чтобы поговорить с человеком, поддержать, успокоить, поделиться опытом или просто дать возможность выговориться или поплакать. 

С моей точки зрения самое важное — это помнить, что любой кризис всегда заканчивается. Какой бы он ни был страшный.

А ещё любой кризис даёт возможность быстро оценить реальную значимость тех или иных вещей. Это возможность, которую важно использовать. Например, после кризиса 2018 года, когда фонд остался без финансирования, перестроив свою работу полностью, мы смогли не только сохранить все программы, но и увеличить объём помощи людям при более низких затратах. 

В самых сложных ситуациях я напоминаю себе: «По вере нашей нам воздаётся» и «Если верить в чудо, оно обязательно случится». 

И многие события в моей жизни не раз это доказывали. И я продолжаю верить в чудо!

«Держаться вместе и беречь друг друга» 

Татьяна Тульчинская, директор Благотворительного фонда «Здесь и сейчас»

  1. Антикризисные меры

Пожалуй, основная антикризисная мера — это сокращение необязательных расходов. Пишем письма донорам, просим разрешения на реструктурирование бюджетов, чтобы максимальное количество средств можно было перекинуть на зарплаты сотрудников

Готовиться всегда, наверное, нужно к худшему сценарию, чтобы все остальные на его фоне казались уже оптимистичными. Для нас худшее — необходимость закрыть фонд без возможности помогать своим подопечным.

2. Коммуникация

Очень важна постоянная коммуникация в команде и взаимная поддержка. Нужно избегать разделяющих людей дискуссий на острые темы и концентрироваться на основных задачах, то есть на помощи тем, кому реально сложнее, чем нам. Делать паузу, если сохраняется возможность работать, не нужно.

Своей команде я говорю, что личная психологическая безопасность сотрудников всегда должна быть в приоритете. При этом если они в силах продолжать работать — это очень важно. По финансовой ситуации в фонде у нас информация полностью открытая для всех.

Масштабы ущерба, нанесённого НКО-сектору, пока оценить сложно, но уже понятно, что он в любом случае грандиозен. Советы — дело неблагодарное. Кроме того что важно держаться вместе и беречь друг друга, мало что могу сказать наверняка.

«Работа социальных негосударственных организаций будет очень востребована» 

Татьяна Задирако, исполнительный директор фонда «Социальный навигатор» 

Антикризисные меры

Фонд разработал план работы в кризисной ситуации. На практике это следующие шаги: 

  • пересмотреть план работы на ближайшие шесть месяцев; 
  • обсудить с сотрудниками, как в ближайшее время будет организована работа. В результате решено работать в нормальном режиме в той мере, в какой это возможно. Пока ни одну программу фонд не сократил, ни один сотрудник не уволен;
  • созвониться или списаться с партнёрами из сектора, чтобы пересмотреть или откорректировать ближайшие планы. Так, у нас отменилась фиджитал-мастерская для сотрудников КСО, которую мы планировали провести 27 апреля. Она будет перенесена на лето либо отменена. Одна из региональных конференций, запланированная на 26 марта, находится пока под вопросом. Причина — деньги, вернее, их отсутствие либо перераспределение на другие, более насущные  нужды;
  • предупредить всех корпоративных партнёров из бизнеса о формате работы и сообщить им, что фонд может сделать дополнительно в сложившихся обстоятельствах с учётом интересов доноров;
  • сделать отчёт для Совета фонда о планах работы;
  • выполнить все обязательства, взятые на себя фондом до 24 февраля; 
  • не строить никаких планов, пока не станет понятно направление развития событий;
  • создавать новые партнёрства с фондами, готовыми работать на перспективу; 
  • взять тайм-аут на 2-3 недели на публикацию анонсов в социальных медиа; 
  • заняться анализом ситуации на основе большого числа данных. Например, принять участие в опросе «Пульс НКО» по поводу антикризисных мер, которые собираются использовать НКО в своей работе в ближайшее время. Аналитика может помочь при формировании краткосрочных планов работы НКО. Когда ты не один, не так страшно; 
  • продолжать наращивать экспертизу. Кризис этому не помеха. Многие проекты были заложены в бюджеты и публично объявлены ещё в 2021 году, так что есть шанс, что они будут реализованы в 2022 году. 

Финансы

Кризис прошлых лет показал, что у НКО просядут бюджеты. Уровень потерь я оцениваю на уровне от 30% до 80% от докризисного уровня. Это произойдёт не сразу, но в течение полутора лет. 

Кризис 2022 года отличается от предыдущих тем, что сейчас мы ожидаем помощи от государственных грантовых операторов. Причина этого заключается в том, что новый кризис носит в первую очередь политический и государственный характер. 

Как только первая кризисная волна будет снята (наступит перемирие и события после него), работа социальных негосударственных организаций будет очень востребована. Сейчас эта работа ведётся в большей степени в сфере оказания помощи беженцам, но спектр целевых групп гораздо шире. Финансовая поддержка этой работы придёт в основном от государства и российского бизнеса.
Вообще-то, мы ждём помощи от государства, антикризисная финансовая помощь — это краткое резюме. 

Команда

Лучшая помощь команде — чёткий план действий, даже если он со временем будет изменён.

Второй нюанс — невербально транслируемая уверенность руководства организации, моральная устойчивость и отсутствие импульсных реакций.

Сотрудники смотрят на то, как ведёт себя руководитель, и в данном случае руководитель должен служить примером для своих коллег ещё в большей степени, чем прежде. 

Советы руководителям НКО

Советов таких у меня несколько. 

Первый — замедлиться и подумать. Мой опыт показывает, что замедляться и рассуждать о своей работе именно в кризис и нужно. Это даёт возможность оценить свою работу и посмотреть, что делают другие.  

Второй — предупредить сотрудников, оповестить всех партёров и получателей помощи о формате работы в новых условиях. Делать это регулярно, раз в шесть месяцев — достаточно. Или по мере изменения ситуации.

Третий — если финансов не хватает, убрать из проектов то, что можно убрать, и оставить то, без чего нельзя обойтись. При принятии этого решения иметь в виду миссию организации и сфокусироваться на максимально эффективной помощи своей целевой аудитории.

Про подушку писать не буду, так как это общее место. У нашего фонда она была на шесть месяцев, но сейчас подходит к концу. Мы всегда думаем над тем, чтобы создать фонду возможность работать на низких оборотах (читай: выживать), а потом на этот минимальный объём денег накладываются всё большие и большие финансовые ресурсы. Так будет и в этот раз. 

«У некоммерческих организаций есть подопечные» 

Вячеслав Бахмин, член Московской Хельсинской группы

Я занимаю общественную позицию в двух организациях: Московская Хельсинская группа и Сахаровский центр. Это общественная работа, повторю, поэтому мне неизвестно, какие антикризисные шаги они планируют предпринять. Я знаю, что Сахаровский центр временно прекратил свою активность. Московская Хельсинская группа пока пытается делать что-то, что возможно в нынешних условиях.

Все мы оказались в ситуации, когда что-то полезное делать сложно.

Нынешний кризис отличается от предыдущих тем, что в одно время сошлось большее количество негативных факторов, чем было до этого. Скорее всего, выйти из кризиса в ближайшее время не удастся. Даже несмотря на резервы. По экономике нанесён сильнейший удар. 

Что делать НКО? Имеет смысл делать то, что можно. Дальнейшее планирование не представляется возможным до прояснения ситуации в мире, а она может измениться в один-два дня. Лучше всего взять паузу и заняться неотложными делами. У некоммерческих организаций есть подопечные, которые ждут помощи, несмотря на экономическую, геополитическую ситуацию. Эту функция третий сектор должен выполнять, если он это может делать физически. 

В трудную минуту: где получить бесплатную психологическую помощь

«Имеет смысл провести тщательную ревизию документации» 

Ольга Шумбурова, исполнительный директор Ассоциации «Юристы за гражданское общество»

Наша антикризисная стратегия заключается в том, чтобы все консультирующие юристы знали и понимали проблемы, с которыми сейчас сталкиваются некоммерческие организации, когда не могут, например, получить вознаграждение за услуги, оказанные иностранным партнёрам, или документы, не могут привлекать пожертвования от иностранных граждан и организаций, использовать привычные инструменты и программное обеспечение.

В силу специфики нашей деятельности, а многие уже привычные для НКО инструменты мы не используем (не привлекаем пожертвования, не имеем валютного счёта), определённые возникшие проблемы не коснулись нас напрямую.

Пока мы не очень понимаем, каким образом на нас может отразиться ситуация, но если, например, прекратится возможность использования Microsoft Office или Windows, Zoom, наша работа существенно осложнится. Заранее задумываемся о том, какие шаги будем предпринимать. И стараемся поддержать друг друга. Сегодня, например, встретились в офисе после продолжительной удалённой работы — и рады общению.

Какие юридические действия желательно предпринять некоммерческой организации?

Мы всегда говорим о том, что деятельность организации должна соответствовать законодательству, а все необходимые документы — правильно оформлены. В нынешней ситуации это особенно важно — имеет смысл провести тщательную ревизию документации.

«Сохранять способность к адаптации» 

Наталья Дроздовская, директор юридического департамента группы компаний Philin Philgood

1. Проверить бюджет

Организациям сейчас нужно проанализировать, какие есть источники денежных поступлений, какая часть пожертвований идет от физических лиц, а какая от корпоративных доноров. Если вы зависите от одного-двух крупных доноров, имеет смысл пообщаться с ними и понять, что у них в планах, насколько они собираются урезать свои бюджеты, чтобы вы могли прогнозировать и рассчитывать.

Так как в данный момент есть некоторые противоречия с иностранными государствами, есть вероятность того, что это будет ощущаться и в секторе НКО. Насколько наше государство будет щепетильнее и внимательнее относиться к иностранным поступлениям – прогнозировать нельзя. 

Нужно быть готовыми обосновать откуда у вас деньги, если они из иностранного источника – объяснить, что это за деньги. 

Если у вас есть опасения по поводу признания иностранным агентом либо вы переживаете, что позиция, высказанная от имени фонда или его сотрудников может быть расценена как угроза безопасности РФ, что может повлечь уголовную ответственность, мы советуем провести проверку, небольшой аудит документации (юридической, бухгалтерской, финансовой, кадровой), чтобы в случае проверки Минюста, налоговой или прокуратуры, вы чувствовали себя более комфортно.

По опыту прошлых кризисов важно сохранять способность к адаптации даже в самой тяжелой ситуации.  Такого кризиса у нас пока ещё не было, потому что мы не оказывались в такой жесткой ситуации.  

2. Положить свободные деньги на депозит

Если говорить про деньги, то важно понять, о каком количестве свободных денег идет речь: если это крупные свободные средства, то сейчас действительно есть возможность положить деньги на депозит, банки предлагают хорошие проценты (от 16 до 22%). Предусмотреть возможность экстренного снятия, если на эти средства завязана текущая деятельность. 

Сейчас обсуждается освобождение физических лиц от уплаты процентов, как будет с юридическими лицами пока не до конца понятно. 

3. Продолжать работать с грантодающими организациями

С грантами надо продолжать работать, при условии, что они будут по-прежнему актуальными, действующими и государство будет их продолжать предоставлять, а возможно задумается о дополнительной поддержке для НКО в сложившейся ситуации.

Сейчас создана рабочая группа по совершенствованию законодательства в сфере НКО, пока только заявлено, что будут разрабатывать меры поддержки для некоммерческих организаций. Есть основание полагать, что государство будет усиливать поддержку НКО. 

4. Изучить риски пожертвований из-за границы

В этой теме очень много нюансов, начиная от риска признания иностранным агентом и заканчивая утвержденным указом Президента перечнем недружественных государств, сделки с которыми должны быть одобрены специальной Правительственной комиссией. Насколько это коснется пожертвований — пока не понятно.

Плюс рекомендуем принимать во внимание ужесточение по уголовной статье «Государственная измена», которая предполагает, в том числе, финансовую, материально-техническую, консультационную или иную помощь иностранному государству, международной или иностранной организации.

Сейчас отказываться от иностранных денег не стоит, так как количество пожертвований может снизиться, однако, если получаете такое финансирование, нужно быть готовыми обосновать, насколько вы вовлечены в политическую активность, сотрудники, руководители или учредители активно выражают политическую позицию, насколько это соотносится с официальной позицией государства, подрывает или нет устои государственного строя. На все это может также наложиться принятие реестра физических лиц – иностранных агентов. мы рекомендуем как и прежде соблюдать баланс и ориентироваться по ситуации. Если НКО сильно зависит от иностранных денег, отказ от них будет серьезным стратегическим решением, поэтому надо заранее решить, что будет делать НКО дальше. 

5. Продумать траты заранее

Конечно, все зависитт того, чем занимается организация, насколько вы завязаны на поставщиков, поставки продукции которых жизненно необходимы для благополучателей. Если речь идет о больных людях, животных, прерывание лечения которых может усугубить ситуацию, то предварительная закупка может быть вариантом. При этом важно подумать, соотнести с бюджетом, понять, есть ли у вас альтернативные поставщики, либо нужно сейчас направить средства на закупку.

6. Cоблюдать закон в отношении компании Meta

Кроме того, важно учитывать сложившуюся ситуацию вокруг организации Meta, которую 21 Марта 2022 года суд признал экстремистской организацией в России. Многих интересует теперь использование её электронных ресурсов, в частности, социальных сетей Facebook и Instagram. В отношении данных социальных сетей на текущий момент запрета на их использование нет — продолжать вести свою страницу можно. Но любая публичная демонстрация логотипов, ссылок или наименований организации Meta (и, что логично предположить входящих в группу социальных сетей Facebook и Instagram) является нарушением закона. Поэтому рекомендуем проверить свои сайты, визитки, презентационные, маркетинговые материалы, подписи к письмам или любые другие публичные электронные ресурсы/материалы и исключить ссылки на Facebook и Instagram. Также нельзя распространять в вышеуказанных социальных сетях платную рекламу или покупать их иные услуги (продвижение страниц/профилей, покупка приложений или дополнительных опций и т.д.), так как это может быть расценено как финансирование экстремистской организации.

«Переключиться на короткий плановый период»

Наталья Сафохина, руководитель финансового департамента группы компаний Philin Philgood

Сейчас необходимо готовиться к развитию событий по самому худшему сценарию из возможных, далее исходить из текущей ситуации.

«Худший сценарий» может наступить для любой организации, для возможного избежания этого необходимо предпринять следующее: 

Одной из первых антикризисных мер должно стать сокращение расходов.

  1. Можно рассмотреть отказ от аренды офисов для сотрудников, от непрофильных помещений, которые можно использовать совместно.  Например, договориться с другими фондами о площадке, и проводить совместно мероприятия, которые будут проходить по графику. 
  2. Про доходы очень сложно сейчас говорить, хотя могут быть доноры, которые могут ежемесячно перечислять определенную сумму, тогда можно будет спланировать на нее расходы.
  3. Посмотреть насколько эффективно сейчас используются кадры. Проанализировать насколько они загружены, необходимы, посмотреть их функционал. Но это вовсе не означает, что необходимо сокращать или увольнять сотрудников. В настоящий момент не время оставаться с минусом расходов за счет не заполненного штатного расписания. Сейчас можно проанализировать и совместить два функционала при условии того, что деятельность будет сжиматься, но до какого размера  никто не понимает. Поэтому стоит поговорить с сотрудниками, понять их мотивацию. Посмотреть процессы в работе, что можно поменять или оптимизировать.  
  4. У всех фондов с которыми мы работаем, очень много сотрудников находятся на ГПХ договорах. В этом случае можно поговорить с людьми и заключить с ними договор как с самозанятыми. Налоговая нагрузка на фонды будет гораздо ниже, самозанятые сотрудники платят налог 6%, в отличие от сотрудников ГПХ.  Как и в прошлом пункте здесь необходима тщательная работа с людьми.

Все кризисы в чем то похожи друг на друга, и в тоже время не похожи. Мы сейчас находимся в новом кризисе, который никто из нас никогда не проходил, поэтому каких-то четких рекомендаций, как сохранить деньги, нет.

Не строить долгосрочные планы

Строить долгосрочные планы в текущей ситуации тоже не очень правильно. Опираться надо на короткие планы, решать задачи по мере их поступления. Сложность сейчас только в  необходимости переключиться на короткий плановый период — день-неделя-две недели. 

Месяц сейчас — это уже долгосрочный план, его бы я сейчас не выстраивала». 

 

+ There are no comments

Add yours

Добавить комментарий