Работа с документами: как проект PHILIN помогает НКО


Проект PHILIN (Philanthropy Infrastructure) социального инвестора и предпринимателя Рубена Варданяна – новое явление в некоммерческом секторе. PHILIN предоставляет НКО все необходимые услуги бэк-офиса – финансовый менеджмент, бюджетирование и подготовку отчетности, кадровое администрирование, юридическое сопровождение, бухгалтерию под ключ. Его цель – профессионализация некоммерческого cектора.

yc0a6362-2Руководитель проекта PHILIN Ирина Иконникова рассказала «Филантропу» о том, как устроена эта инициатива, как она работает с НКО и почему за нее нужно платить.

– Расскажите об истории проекта.

– Начну с того, что за последние 10-15 лет некоммерческий сектор в России продемонстрировал значительный прогресс. Очевидно, что сектор находится на этапе серьезных качественных изменений. При этом параллельно появляется все больше НКО, растет количество пожертвований от физических лиц.

Некоммерческие организации, в том числе и те, которые давно существуют в нашей стране, все больше внимания обращают на профессионализацию, на то, как выстроены процессы. От каких-то разовых и спонтанных историй, вызванных эмоциональным желанием помочь, переходят к системному развитию, начинают думать о том, что будет происходить с ними в течение 5-10 лет.

Рубен Варданян, с которым я долгое время работала в компании «Тройке Диалог», всегда подходит системно не только к конкретному проекту, но и к индустрии, на формирование которой этот проект влияет. Так было с инвестиционным бизнесом, «Тройкой Диалог», которая оказала существенное влияние на отрасль и впоследствии вошла в группу Сбербанка, так и сейчас с PHILIN и индустрией благотворительности. Важно создавать устойчивые механизмы, чтобы благотворительность была профессиональной, системной и ориентированной на результат.

img_0416Пять лет назад в одном из интервью Рубен Варданян рассказал о своей идее построить в России индустрию благотворительности с профессиональными менеджерами, финансистами и юристами и создать единые правила игры для некоммерческого сектора, как когда-то мы создавали такие правила для российской инвестиционно-банковской индустрии. Рубен предложил создать платформу с определенным набором профессиональных услуг, которые необходимы абсолютно всем НКО, и около двух лет назад с этой целью был запущен проект PHILIN. Мы уверены в том, что предоставление комплексных сервисных решений для НКО способствует росту их прозрачности и подотчетности, их устойчивому развитию и укрепляет доверие людей к институту благотворительности в целом.

– Вы говорите «клиенты», то есть это платные услуги?

– Да, PHILIN – не НКО, мы созданы в виде ООО, потому что сложно, будучи некоммерческой организацией, заниматься оказанием услуг как основным видом деятельности. И нашим 100-процентным акционером на текущий момент является лично Рубен Варданян, он же полностью финансирует проект. Через 2-3 года мы планируем выйти на операционную самоокупаемость для того, чтобы стать устойчивыми в долгосрочной перспективе.

Да, наши услуги для клиентов платные, но у проекта нет цели получения прибыли для акционера. У нас есть операционные затраты, сотрудники, которым нужно платить зарплату.

И стоимость наших услуг сопоставима с теми расходами, которые несут некоммерческие организации, когда у них в штате работает юрист или бухгалтер. Особенно если учесть, что за штатного сотрудника нужно уплачивать соответствующие налоги и взносы, необходимо вкладывать деньги в развитие этого человека, содержать рабочее место, покупать программное обеспечение. Некоммерческие организации не всегда умеют правильно считать все эти расходы.

Если говорить про аутсорсеров, то, безусловно, есть достаточно большое количество компаний, которые оказывают такую услугу, как бухгалтерский учет, но нет ни одной среди них, которая специализировалась бы исключительно на НКО. Это наша специализация, и мы действительно хорошо разбираемся в специфике НКО. К нам часто приходят клиенты после таких аутсорсеров, и становится понятно, что у этих компаний нет понимания особенностей НКО, нет серьезного погружения в глубину проблемы, зачастую нет программного обеспечения, которое позволяло бы соблюдать необходимые требования законодательства по ведению бухучета для некоммерческих организаций, а они достаточно серьезно отличаются от коммерческих. Да, можно за 10-15 тысяч рублей где-то вести бухгалтерский учет, но делать это качественно за такие деньги навряд ли возможно.

Услуги PHILIN для НКО

Бухгалтерия под ключ

  • Ведение бухгалтерского учета в соответствии с Российскими стандартами бухгалтерского учета исходя из особенностей НКО по источникам поступлений и программам
  • Восстановление бухгалтерского учета
  • Анализ первичных документов на предмет налоговых рисков
  • Организация раздельного учета коммерческой и некоммерческой деятельности НКО
  • Разработка учетной политики бухгалтерского и налогового учета
  • Подготовка приказов для обоснования расходов
  • Подготовка налоговых деклараций и прочей налоговой отчетности
  • Подготовка отчетов в ИФНС, Минюст, Росстат и другие контролирующие органы
  • Подготовка платежных поручений
  • Подготовка документов на открытие счетов в банках и смену подписантов
  • Сопровождение внешних и внутренних проверок, включая аудит

Финансовый менеджмент и подготовка отчетности

  • Подготовка бюджетов, смет доходов и расходов в разрезе по программам / проектам и донорам
  • Подготовка отчетов для доноров
  • Подготовка отчетов для управляющих органов, включая отчет об исполнении сметы доходов и расходов
  • Регулярная управленческая отчетность, отвечающая требованиям менеджмента
  • Контроль за целевым использованием средств
  • Контроль за сроками использования пожертвований
  • Ведение платежного календаря в режиме онлайн

Кадровое администрирование

  • Полное сопровождение кадрового делопроизводства и расчета заработной платы
  • Постановка кадрового делопроизводства с нуля
  • Восстановление кадрового делопроизводства
  • Сопровождение проверок государственных органов, в том числе внеплановых
  • Разработка и внедрение локальных нормативных актов (штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положение об обработке персональных данных)
  • Разработка и сопровождение трудовых договоров
  • Разработка и сопровождение договоров с волонтерами и договоров гражданско-правового характера
  • Прием, увольнение и перевод сотрудников, изменения штатного расписания, оформление командировок, всех видов отпусков, оформление и возмещения в ФСС по листкам нетрудоспособности

Юридическое сопровождение

  • Консультации по вопросам создания и регистрации НКО, а также внесения изменений в учредительные документы
  • Юридический анализ учредительных документов
  • Подготовка и анализ различных договоров и соглашений
  • Оформление протоколов и других внутренних документов
  • Консультации по проведению мероприятий и акций
  • Помощь в подготовке благотворительных программ

– Зачем НКО обращаться к вам, если у них уже есть свой бухгалтер и юрист?

– С нами клиенту более комфортно работать. Мы многие вещи делаем быстрее и проще, потому что активно используем возможности IT. В осуществлении административно-учетных функций НКО очень много нюансов, и не всегда люди в них разбираются. Например, НКО нужно вести бухучет в разрезе источников и целей, а также раздельно учитывать некоммерческую и предпринимательскую деятельность, если последняя осуществляется. Мы видим, что крайне редко кто-то это делает, а ведь это ключевая вещь, которая позволяет пользоваться налоговой льготой и в полной мере использовать благотворительные пожертвования. Мы это требование полностью выполняем.

Помимо этого мы предоставляем ряд дополнительных опций, которые обычно не закрываются штатными сотрудниками. Так, мы сейчас запускаем услугу «Платежный календарь», когда клиент может посмотреть в перспективе недели, трех месяцев и больше, каково будет его финансовое состояние через какой-то промежуток времени. Если у НКО есть регулярные платежи (зарплата сотрудникам, аренда, расходы на интернет, телефонию и так далее), то можно посмотреть, с учетом остатков на сегодняшний день, когда возникнут так называемые кассовые разрывы, в каком объеме и по каким программам. Это позволяет лучше планировать и, когда люди идут к потенциальным донорам, понимать, на что лучше просить деньги. Зачастую на программы деньги собираются легче, чем на административные расходы, но ведь эти расходы у некоммерческих организаций тоже есть, их не избежать. И хорошо бы в тот момент, когда деньги на эти статьи расходов закончатся, не думать, где бы их срочно взять. Наш инструмент позволяет это планировать заранее.

Кроме того, совсем недавно мы запустили личный кабинет для клиентов, работающий по аналогии с онлайн-банкингом. Через личный кабинет можно загружать первичные документы и оставлять нам заявки на различные сервисы.

Мы также готовим отчеты для доноров с учетом тех требований, которые есть в договорах с ними. И мы гарантируем, что те цифры, которые идут в отчет донору, соответствуют данным бухгалтерского учета.

Мы следим за сроками иcпользования пожертвований, за тем, чтобы целевые пожертвования были использованы именно на те цели, которые были прописаны в договорах с донором. Смотрим, каким образом осуществляемые НКО расходы соответствуют его программе, как программа соотносится с уставом. То есть это более детальный анализ, который редко кто делает.

И еще важная вещь – контроль за рисками. В процессе деятельности НКО возникает определенное количество рисков, часть из которых мы профессионально и в режиме реального времени отслеживаем. Это риски, связанные с выполнением требований законодательства по разным направлениям – со стороны налоговой, трудовой инспекции, Минюста. Мы встроили эти процессы в ежедневное обслуживание и при возникновении ситуаций, которые могут нести эти риски, или при возникновении спорных моментов обращаем внимание клиента на них, предлагая варианты решения проблемы, чтобы эти риски минимизировать.

Уже сегодня обслуживание в PHILIN стало знаком качества для некоммерческих организаций. доноры, включая и бизнес, и частные лица, понимают, что если эти организации обслуживаются у нас, то мы своей репутацией и профессионализмом гарантируем, что во внутренней кухне – юридической, финансовой, кадровой – у них все в порядке.

– А что самое востребованное фондами?

– Большинство наших клиентов берут услуги «Бухгалтерский учет» и «Кадровое сопровождение» как якорные и после уже добавляют разные комбинации других услуг. Пакет услуг можно формировать достаточно гибко – как детали конструктора. Например, если у НКО есть доноры, которые требуют сложные формы отчетности, то подготовку такой отчетности можно «заказать» отдельно. Юридические услуги тоже можно брать на постоянной основе или по мере необходимости.

– Насколько нашим НКО сложно соответствовать всем нормам законодальства?

– К сожалению, довольно непросто. Очень много специфических требований, и многим организациям сложно с ними справляться в полном объеме.

– Сколько у вас сейчас фондов и как часто к вам приходят новые клиенты?

– Мы работаем сейчас с тридцатью НКО, и не только фондами. Первые НКО мы начали принимать на тестовое обслуживание в июле прошлого года. Первых клиентов мы вели практически бесплатно, потому что только выстраивали свои сервисы, разбирались, как это лучше сделать, дорабатывали наши системы, прежде всего в области IT. Сейчас весь процесс технологизирован, и это помогает, потому что ручная обработка большого количества организаций невозможна. В наших планах – в течение нескольких лет взять на обслуживание порядка ста НКО.

– А региональные НКО у вас есть?

– Пока у нас только московские клиенты, но мы выстраивали нашу модель так, чтобы в любой момент можно было расширить географию. В этом смысле для нас нет принципиальных преград.

– Можете назвать каких-то клиентов?

– Не всех, но мы можем назвать благотворительные фонды «Выход», «Старость в радость», «Друзья», Ассоциацию профессиональных участников хосписной помощи, «Право на чудо», «Дети Марии» – одного из наших первых клиентов, Фонд поддержки и развития «Гоголь-центра», Благотворительный фонд «Школы мира», Благотворительный фонд «Большая Перемена», Центр равных возможностей «Вверх».

Помимо них есть еще несколько новых НКО, которые были совсем недавно созданы и пока еще не очень известны широкой публике.

То есть у нас довольно разнообразный список клиентов с точки зрения размера и возраста организаций, видов помощи, сфер деятельности, организационно-правовых форм.

– Как устроена сама компания?

– На сегодняшний день в проекте работает 30 человек, и у нас нет планов по существенному расширению команды. Примерно этой же командой мы будем обходиться, когда количество клиентов вырастет существенно, а именно до 100 НКО. Наш процесс работы строится с использованием системы STP (straight-through processing), непрерывной, полностью автоматизированной обработки информации, которая позволяет небольшой командой и с активным использованием информационных технологий одновременно обрабатывать существенное количество операций большого количества клиентов.

У нас есть служба клиентского сервиса, у каждого клиента свой менеджер – его основной канал коммуникации. То есть клиент не бегает по разным функциональным подразделениям, а решает все вопросы и коммуницирует с одним человеком. Понятно, что если возникают нестандартные ситуации, то всегда есть возможность напрямую пообщаться с любым из специалистов в нашей команде.

– Сколько стоят ваши услуги?

– Тарифы зависят от двух вещей: во-первых, от того, какое количество услуг подключает клиент. Понятно, что чем больше услуг, тем больше будет стоимость обслуживания. Во-вторых, это зависит от того, насколько клиент активен. Причем, когда мы говорим про активность, нам не важен бюджет НКО как таковой (допустим, 10 миллионов рублей или 55 миллионов рублей в год). Тариф будет зависеть от количества сотрудников, работающих в фонде, количества ежедневных исходящих платежей, количества мероприятий, которые проводит организация. Ведь бывают НКО, у которых 2-3 конференции в год, и в это время они очень активны, а в остальное время нет большой активности в виде командировок, оплат счетов, мероприятий и так далее. А бывают НКО, у которых постоянно что-то происходит – большое количество разных мероприятий, тренингов, семинаров, адресная помощь и так далее. Мы проводим опрос перед началом работы, и под количество операций рассчитывается индивидуальный тариф с учетом набора услуг, который клиент выбирает.

Мы абсолютно открыты и прозрачны и на этапе ценообразования, и в процессе обслуживания. Каждый месяц мы собираем статистику, насколько активность клиента изменилась после прихода к нам. И мы всегда радуемся, когда видим, что благодаря высвобождению внутренних ресурсов у клиентов появляются новые программы, новые доноры, новые перспективы.

– А если активность растет, то и стоимость увеличивается?

– Да, чем активнее клиент, тем больше мы с ним работаем. Если увеличивается объем работы, то мы раз в три месяца показываем клиентам цифры и говорим: «Смотрите, когда вы к нам заходили, у вас было пять сотрудников, а сейчас их восемь или девять; было 30 исходящих платежей, а сейчас 60 и так далее». Поэтому мы вынуждены говорить о необходимости менять тарифы, но делаем это не чаще, чем раз в три месяца, чтобы у НКО была возможность планировать свои расходы в том числе и на наши услуги. Как правило, у нас не возникает с этим проблем, клиенты понимают, что рост активности влияет на тариф. Но, кстати, в случае снижения активности мы пересматриваем тариф и в сторону понижения.

– Какие еще интересные сервисы вы предлагаете НКО?

– Недавно запустили такую услугу, как экспресс-аудит. Это не тот обязательный аудит, который фонды должны проходить ежегодно. Мы смотрим в принципе на то, как устроена работа в НКО, оцениваем бухгалтерские, кадровые и юридические документы. Этот сервис позволяет за небольшое количество времени (около двух недель) оценить наличие или отсутствие основных рисков, с которыми мы сталкиваемся ежедневно у НКО. К сожалению, немногие организации, в силу недостаточного времени, ресурсов и знаний, уделяют этому должное внимание.

– Если НКО приходят к вам на обслуживание, значит ли это, что они могут вообще забыть про бюрократию?

– Тут вопрос в том, что мы подразумеваем под бюрократией. Совсем забыть про бюрократию не получится, так как нам важно своевременно получать от клиентов все необходимые документы и вводные.

Одно можно сказать уверенно: все наши клиенты, прежде всего, руководители НКО, говорят, что они стали спать спокойно и гораздо меньше думают, какие бумажки необходимо подготовить, потому что всю эту работу мы берем на себя. Нам всегда можно позвонить и решить любой вопрос.

– Сам Рубен Варданян насколько активно участвует в работе компании?

– На операционном уровне он принимает минимальное участие, потому что есть команда, которая управляет этим проектом. Но у нас проходят регулярные встречи, стратегические дискуссии, мы смотрим, какие направления интересны дополнительно к тому, что мы уже делаем, какие продукты мы планируем развивать, и Рубен активно в этом участвует. Три-четыре раза в год у нас проходят стратегические сессии, на которых обсуждаются планы по развитию. Кроме того, у нас есть бизнес-план на год, мы утверждаем бюджет проекта, и здесь Рубен как его инициатор и донор вовлечен на регулярной основе.

– Какие вы видите главные тренды в некоммерческом секторе в России?

– Существует большой запрос на профессионализацию сектора, причем по нескольким направлениям. Те НКО, которые существуют уже несколько лет, начинают задумываться о более системном развитии. Есть НКО, которые организовываются выходцами из бизнеса или людьми, продолжающими работать в бизнесе. Они изначально стараются к проблеме и к организации процесса подходить системно. Кроме того, есть запрос на филантропию среди богатых людей, которые задумываются о проблеме преемственности, о том, что будет через 10-15 лет, когда им нужно будет принимать решение о будущем своего бизнеса и активов. Совместно с другими проектами Рубена Варданяна – Phoenix Advisors и Центром управления благосостоянием и филантропии СКОЛКОВО – мы изучаем и продвигаем вопросы преемственности и наследования. В целом запрос на профессиональное структурирование филантропической темы мы видим на абсолютно разных уровнях – от массовых фандрайзинговых фондов до частных фондов или семейных офисов состоятельных людей.

 

+ Комментариев пока нет

Добавьте свой

Leave a Reply