«Покажите людям, как работают их деньги»: отчеты как инструмент фандрайзинга


Как написать грамотный отчет, который станет эффективным способом для фандрайзинга: рекомендации Анастасии Ложкиной, директора по фандрайзингу благотворительного фонда «Арифметика добра». 

«Отчетность – это 50 процентов успеха фандрайзинга», — уверена Анастасия Ложкина, директор по фандрайзингу фонда «Арифметика добра». Формула — проста: просим, говорим спасибо, отчитываемся.  От отчета зависит, как у вас в дальнейшем будут проходить коммуникация. Так строится доверие к фонду и его деятельности. Очень важно показывать людям, как работают их деньги». Фонд «Арифметика добра» одним из первых подал заявку на конкурс годовых отчетов «Точка отчета» и поддерживает инициативу Форума доноров — флешмоб «Годовой отчёт — это просто»

Виды отчетности

Отчетность бывает  внутренняя, когда все отделы ежемесячно отправляют информацию и данные о работе по определенной форме руководству, и внешняя – для частных и корпоративных доноров, ежемесячная, годовая, а также официальная (Минюста, заключение аудиторской проверки и тп). Крайне важно, чтобы фонд был внешне прозрачен. Отчет должен появляться на сайте фонда.

5 причин, почему необходимо написать годовой отчет:
  • Отчет —  это возможность рассказать аудитории о вашей организации на всех уровнях: цель, миссия, финансовый статус, проекты, программы и сотрудники
  • Повысьте свой авторитет. Если вы публикуете отчет, значит, вам нечего скрывать, вы работаете, и работаете прозрачно.
  • Отчет помогает обосновать вклад некоммерческих организаций в общество. Можно читать много лекций, проводить конференции, а можно в пяти слайдах показать, как фонд решает ту конкретную социальную проблему, над которой он работает. Как привлекает средства и сторонников, как и куда вкладывает средства, что меняется в итоге, как он помогает своим благополучателям. Это, кроме того, еще и в целом повышает доверие общества к третьему сектору. Чем больше у нас будет прозрачных фондов, не боящихся показывать свою отчетность, рассказывать о работе, тем нам всем будут больше доверять.
  • Отчет поможет создать новые пожертвования, сохранить доноров и развивать партнерские отношения.
  • Это лучшая демонстрация ваших достижений.
 

Зачем ваш отчет нужен аудитории и что это дает фонду?

Формирование доверия

Когда на сайте фонда есть ежегодные, ежемесячные отчеты, аудитория будет видеть, что ваш фонд – не что-то формальное, а живой организм, который работает. Кроме того, понятно становится, чем занимается фонд, какие у него программы: ведь в отчете это будет отражено.

Понимание объема и масштабов деятельности НКО

Важно дать точные цифры, сколько и как вы собрали средств за определенный период и сколько и куда потратили. В отчете также стоит отражать, в каких регионах работает фонд, ведь это говорит о серьезности ваших намерений, распространении экспертизы, а еще это привлекает потенциальных доноров из регионов вашего присутствия. «Скажем, если я из отчета фонда узнала бы, что он работает в том числе в Удмуртии, я бы с еще большим интересом начала изучать отчет – потому что мне важно, как развивается тот регион, откуда я родом, — поясняет Анастасия Ложкина. — И мне захочется поддержать этот фонд – и тем самым и регион, где я родилась. Благодаря таким мелким, казалось бы, деталям у фонда появляются новые доноры».

Прозрачность и открытость для людей

Если у фонда есть отчет – это говорит о его открытости перед аудиторией. Фонд не скрывает, чем он занимается и как реализует свои проекты.

Удивительно, что даже у крупных, известных фондов, которые работают уже более 10-15 лет, светятся в СМИ, у которых берут интервью, на сайтах нет отчетов. Или же есть, но старые, за 2014, 2015 годы. Это непрофессионально. Это отпугивает доноров и единомышленников. Ведь возникает резонный вопрос: что делал фонд после 2015 года, работал ли он?

Полезные хитрости

Инфографика – в тренде

Файлы в виде таблицы  Excel неинтересны и непонятны. Такой отчет подходит для аудиторов или финансистов. Но фонд обязательно должен делать яркий интересный отчет для своей аудитории, для общественности.

«Сегодня тренд – инфографика. Людям некогда читать длинные скучные отчеты, заполненные строками из цифр. Лучше это преподносить в виде интересных графических изображений», — советует Анастасия Ложкина.

Где разместить отчет на сайте?

Логичнее сделать это в разделе «О фонде», где можно публиковать ежемесячные и ежегодные отчеты, или же, если позволяет фронтальная страница сайта, сделать отдельную кнопку «Отчетность», хотя это бывает не всегда удобно при просмотре сайта. Удобно сделать на странице баннер «Наша отчетность» или «Как работают ваши деньги».

Зачем нужно отчитываться ежемесячно?

Не каждый благотворительный фонд может себе это позволить, поскольку не у всех такие большие бюджеты, каким-то организациям разумнее отчитываться раз в год. Но если фонд ведет большую работу и ему удается собрать много средств, то разумнее раз в месяц напоминать посетителям своего сайта и сетей, своей целевой аудитории, на какие проекты в этом месяце были потрачены средства, что удалось сделать. Это повышает доверие к фонду.

В ежемесячном отчете достаточно показать какое-то одно яркое событие и запоминающиеся показатели по цифрам.

Если фонд это делает – то он воспринимается как фонд, дружественный своей аудитории, это своего рода знак внимания и уважения к донорам.

И еще один момент: не всегда частным донорам легко представить, что же дали их сто или триста рублей в общей большой многомиллионной цифре. Теряется значимость маленьких пожертвований. В ежемесячном же отчете появляется возможность показать, как работают «маленькие» деньги, насколько они нужны и важны фонду. Это, опять же, привлекает частных доноров.

«Мы сейчас выпустили свой полугодовой отчет. Он занимает всего пару страниц, мы подали его как рассказ-историю, — рассказывает Анастасия Ложкина. — Это путешествие Монетки – мы показываем, как деньги людей повлияли на судьбы семей и детей».

Рассказывайте в своих соцсетях об отчете

Новая тенденция – фонды не стесняются своих отчетов, не молча их публикуют, а активно пиарят их в своих соцсетях.  «Благотворительные организации стали все более осознанно относиться к отчетности, фонды уже понимают, что от того, как много людей прочтет их отчет, а значит, узнают об их деятельности, зависит и дальнейшая фандрайзинговая работа, успешность денежных сборов в том числе», — поясняет Ложкина.

Частые ошибки

Отсутствие отчета как такового

«Вдумайтесь – каждый десятый фонд не имеет на сайте отчетности.  Многие говорят о том, что они отчитываются перед своими корпоративными и частными донорами, и не считают нужным давать сведения из отчета еще и на сайте публично. Это на сегодняшний день грубейшая ошибка ведения фондом своей деятельности. Это потеря потенциальных доноров и повышение недоверия к вам. Итог – вы проигрываете в конкурентной борьбе другим фондам, которые прозрачны и открыты».

Пишите не для себя, а для людей

Ошибка фондов в том, что часто они пишут отчеты для себя. А нужно их писать для людей. Очень важно проверить интерес к отчету. «Я, написав отчет, стараюсь какое-то время не работать с ним. И потом, когда уже глаз не замылен, читаю снова. Так я вижу какие-то недосказанности, неясности, и можно дошлифовать текст», — рассказывает Анастасия Ложкина. Кроме того, полезно привлечь в качестве независимых экспертов ваших близких и друзей: дайте им почитать отчет и спросите, все ли им понятно, интересно ли им, или скучно, чего не хватило в поданной информации. Очень хорошо также предварительно дать почитать отчет донорам.  «Даже финансовую отчетность донорам должно быть удобно читать. Я всегда получаю обратную связь от наших частных и корпоративных доноров, и это помогает нам делать отчеты лучше. Отдельное спасибо менеджеру КСО PepsiCo Russia Ольге Кавериной», — замечает Ложкина.

Нельзя делать сухой отчет

Фонд делает финансовый отчет, для различных официальных органов, аудита, но еще должен быть отчет для аудитории. Удачно, когда в нем применяется сторителлинг, рассказываются какие-то истории. Всегда большую отдачу имеют отчеты, ярко поданные, с иллюстрациями, инфографикой, рисунками..

Большие отчеты не читаются

Длинные тексты-простыни мелким шрифтом не читаются. Это скучно, это занимает много времени. Человек бросает чтение на полпути.  «70-80 и более страниц текста в отчете – это ошибка. Сокращайте. Идеальный вариант 20-30 страниц».

Заброшенная отчетность

Если на сайте фонда висят отчеты за предыдущие года, а свежих нет, это опять же подрывает доверие к фонду. Складывается ощущение, что сайт заброшен или что работа свернута. Если вы начали отчитываться перед аудиторией – продолжайте регулярно это делать.

Незаверенный отчет

Финансовый отчет это документ. В нем обязательно должны фигурировать печати и подписи, о чем фонды часто забывают.

Отсутствие в отчетности обоснования работы отделов и программ

Нельзя забывать, что отчет — это еще и разъяснение аудитории, чем заняты сотрудники фонда. Если в фонде есть отдел фандрайзинга, значит, полагают наши потенциальные доноры и благополучатели, есть компании, с которыми фонд сотрудничает, которые помогают. Если есть отдел пиара, значит,  о фонде рассказывают СМИ. «Очень полезно в отчете упомянуть всех ваших партнеров, все компании, которые с вами работают. Если это крупные или известные компании, это еще одно очко в вашу пользу, значит, такие уважаемые компании вам доверяют. Ведь если фонд заключает сотрудничество с какой-то компанией, он проходит жесткую проверку. И если он ее проходит успешно – это подтверждает высокий уровень его работы и надежность. Если СМИ о вас пишут, то это, опять же, кредит доверия, вы экспертная организация, ваше мнение важно и ценится. СМИ – это  гарант качества. Вообще, отчет – это ваши ступеньки к качеству. Кроме того, тем самым объясняются и расходы фонда на свою административную деятельность», — поясняет Анастасия Ложкина.

Отчет фонда «Арифметика добра»

Лучшие примеры отчетов: выбор Анастасии Ложкиной

Отчет фонда «Открывая горизонты»  краткий, яркий, понятный отчет, картинки подкрепляются словами, потратив пять минут на чтение отчета, сразу понимаешь, чем занимается фонд.

Отчет фонда «Арифметика добра»   короткий, уложился в 20 страниц, очень много визуальной информации. Мы показали деятельность фонда через истории и события, использовали инфографику, честно прописываем наши административные расходы.

Отчет БФ «Катрен»  мало слов, много инфографики, лаконично и понятно.

Отчет фонда «Дорога вместе»  сразу видно, что это международный стандарт качества. Очень четкая подача отчетности. Визуально красиво, слоганы подкрепляются деятельностью фонда.

Отчет Межрегиональной общественной организация содействия программе воспитания подрастающего поколения «Старшие Братья Старшие Сестры» — понятная и полезная инфографика.

Совет-упражнение

Вы  — представитель компании, которая планирует вложить 1 000 000 рублей в социальный проект. У вас 100 фондов на рассмотрении.  У вас по 10 минут на то, чтобы посмотреть сайт и изучить отчетность фонда. Ответьте на два вопроса: сколько времени заняло у вас найти отчет фонда на сайте? Понятно ли вам из годового отчета, чем занимается фонд, его масштабы и объемы привлекаемых средств?

Резюме

Отчет – важный фандрайзинговый инструмент. Вы вкладываете в него силы раз в год – но потом он будет работать на вас целый год и даже дольше. Идеальный отчет – это фактически мини-книжка о фонде и его работе. Такой отчет можно распечатать и оформить и пойти с ним на любые переговоры, в СМИ или к потенциальному партнеру, — в нем четко и понятно рассказывается о вашей деятельности и вы точно знаете, что подача информации заинтересует вашего собеседника. Если это не так – задумайтесь: значит, ваш отчет еще далек до идеала!

 

+ Комментариев пока нет

Добавьте свой

Leave a Reply